Privacybeleid

Inhoudsopgave

  1. Algemeen
  2. Verwerking van persoonsgegevens
  3. Specifieke verwerkingsdoeleinden
  4. Bewaartermijnen
  5. Beveiliging en delen van persoonsgegevens
  6. Uw rechten en verzoeken
  7. Contact en klachten
  8. Datalekken
  9. Wijzigingen privacybeleid

 

1) Algemeen

1.1 Erfrechtplan respecteert uw privacy en behandelt uw persoonsgegevens met de grootst mogelijke zorgvuldigheid, in het bijzonder wanneer het gaat om testament-gerelateerde informatie.

1.2 Dit privacybeleid is van toepassing op alle diensten van EP B.V., gevestigd te Helftheuvelweg 47, 5222 AV, ‘s-Hertogenbosch.

 

2) Verwerking van persoonsgegevens

2.1 Erfrechtplan verwerkt uw persoonsgegevens alleen op basis van de volgende wettelijke grondslagen:

  • Uitvoering van een overeenkomst
  • Wettelijke verplichting
  • Gerechtvaardigd belang
  • Uw toestemming

2.2 Wij verwerken de volgende categorieën persoonsgegevens:

  • Contactgegevens (naam, adres, e-mail, telefoonnummer)
  • Identificatiegegevens (legitimatiebewijs)
  • Persoonlijke gegevens (geboortedatum, burgerlijke staat)
  • Familiegegevens (gegevens van gezinsleden en familie)
  • Financiële gegevens (WOZ-waarde, vermogen)
  • Testamentaire wensen

2.3 Het verstrekken van bepaalde persoonsgegevens is noodzakelijk voor onze dienstverlening. Indien u deze gegevens niet wilt verstrekken, kunnen wij mogelijk niet aan onze verplichtingen voldoen en de gewenste diensten niet leveren.

 

3) Specifieke verwerkingsdoeleinden

3.1 Verzending brieven/ mailings

  • Doel: Het versturen van informatieve brieven/ mailings
  • Gegevens: Naam en adresgegevens
  • Grondslag: Gerechtvaardigd belang

3.2 Lezingen

  • Doel: Reservering en bevestiging van lezingen
  • Gegevens: Voorletters, achternaam, adres, e-mail, telefoonnummer
  • Gebruik: Plaatsreservering, bevestiging, alternatief aanbod bij volle zaal
  • Evaluatie: Vrijwillig evaluatieformulier voor kwaliteitsverbetering

3.3 Persoonlijke gesprekken en notaristraject

  • Doel: Testament- en erfrecht inventarisatie
  • Gegevens: Persoonlijke informatie nodig voor advies
  • Gebruik: Advies tool, gespreksverslagen, concept-aktes
  • Delen: Alleen met notaris na ondertekening Opdracht tot dienstverlening (OTD

 

4) Bewaartermijnen

4.1 Erfrechtplan bewaart persoonsgegevens niet langer dan noodzakelijk voor het doel waarvoor deze zijn verstrekt.

4.2 Specifieke bewaartermijnen:

  • Na persoonlijke gesprek zonder vervolg: 6 maanden voor gevoelige informatie
  • Na getekende OTD: 7 jaar (wettelijke bewaartermijn fiscaal advies)
  • Contactgegevens voor nieuwsbrieven: Tot intrekking toestemming

 

5) Beveiliging en delen van persoonsgegevens

5.1 Erfrechtplan neemt passende technische en organisatorische maatregelen om persoonsgegevens te beveiligen.

5.2 Wij verkopen uw gegevens nooit aan derden.

5.3 Gegevens worden alleen gedeeld met derden indien:

  • Dit noodzakelijk is voor uitvoering van onze overeenkomst
  • U hiervoor toestemming heeft gegeven
  • Dit wettelijk verplicht is

5.4 Met verwerkers hebben wij verwerkersovereenkomsten afgesloten voor adequate gegevensbescherming.

5.5 Erfrechtplan neemt onder meer de volgende beveiligingsmaatregelen:

  • Beveiligde opslag van persoonsgegevens
  • Beveiligde servers
  • Toegangsbeperking tot persoonsgegevens
  • Regelmatige veiligheidscontroles en updates
  • Fysieke beveiliging van locaties waar gegevens worden bewaard
  • Clean desk policy en vertrouwelijke vernietiging van documenten

5.6 Gegevensverwerking buiten de EU:

  • Alle persoonsgegevens worden opgeslagen binnen de EU
  • Indien verwerking buiten de EU noodzakelijk is, gebeurt dit alleen in landen met een adequaat beschermingsniveau volgens de Europese Commissie
  • Bij verwerking buiten de EU worden passende waarborgen getroffen via EU-modelcontracten

 

6) Uw rechten en verzoeken

6.1 U heeft het recht om:

  • Uw persoonsgegevens in te zien
  • Uw persoonsgegevens te corrigeren
  • Uw persoonsgegevens te laten verwijderen
  • Uw toestemming in te trekken
  • Bezwaar te maken tegen verwerking

6.2 Indienen van verzoeken:

  • Verzoeken kunnen worden ingediend via info@erfrechtplan.nl
  • Bij elk verzoek dient u een kopie van uw identiteitsbewijs mee te sturen
  • In deze kopie maakt u uw pasfoto, MRZ (strook met nummers onderaan), paspoortnummer en BSN onleesbaar
  • U ontvangt binnen vier weken een reactie op uw verzoek

6.3 Erfrechtplan kan u vragen om aanvullende informatie om uw identiteit vast te stellen.

 

7) Contact en klachten

7.1 Contact Voor vragen over privacy kunt u contact opnemen via:

  • E-mail: info@erfrechtplan.nl
  • Post: Helftheuvelweg 47, 5222 AV, ‘s-Hertogenbosch
  • Telefoon (spoedgevallen): 085 – 8000 100

7.2 Klachtenprocedure

  • Klachten kunt u melden via bovenstaande contactgegevens
  • Bij onvoldoende afhandeling: klacht mogelijk bij Autoriteit Persoonsgegevens (www.autoriteitpersoonsgegevens.nl)

 

8) Datalekken

8.1 Er is sprake van een datalek als er een inbreuk op de beveiliging is, die leidt tot de aanzienlijke kans op ernstige nadelige gevolgen voor de bescherming van persoonsgegevens.

8.2 Bij een datalek neemt Erfrechtplan de volgende stappen:

  • Het incident wordt direct intern gemeld en onderzocht
  • Indien nodig wordt het lek binnen 72 uur gemeld bij de Autoriteit Persoonsgegevens
  • Betrokkenen worden geïnformeerd indien het lek waarschijnlijk ongunstige gevolgen heeft voor hun persoonlijke levenssfeer
  • Er worden maatregelen genomen om het lek te dichten en soortgelijke incidenten in de toekomst te voorkomen

8.3 Bij de afhandeling van datalekken volgt Erfrechtplan de voorschriften en richtlijnen van de Autoriteit Persoonsgegevens.

 

9. Wijzigingen privacybeleid

9.1 Erfrechtplan behoudt zich het recht voor dit privacybeleid aan te passen.

9.2 De meest actuele versie vindt u altijd op www.erfrechtplan.nl.

 

Versie: januari 2025